網站外包?自製?

Posted: 十月 8, 2013 in 網站管理, 外包
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網站, 網站, 網站…

現在每一個公司, 不分產業, 每一個部門, 不分大小, 每一個行銷活動, 不分預算, 都要搞個網站. 公司有企業網站, 部門有與各部門業務相關的內外網站, 行銷活動有活動網站. 各位看官, 除了網路公司, 那有一家公司有那麼多人力每天搞網站? 所以外包就變成一個常見的網站製作方式了.

Phil相信網站製作的外包有時候比軟體外包要煩人的多, 尤其是網站的視覺設計. 美感這種東西見仁見智, 溝通的過程耗時耗力, 有時候要來回修改多次, 甚至上線前翻盤重做也是常有的事情, 而美感又無法規範在合約和規格內, 所以雙方的溝通就變得很重要了.

那什麼時候要外包?什麼時候自己做? 這沒有一定答案, 每個公司都有自己的一套做法, 但評估的方式絕對不只是人力不夠, 時間不夠就外包, 有的公司喜歡外包的原因竟然是"外包比較好壓榨, 自己人做就推拖拉"或是"這案子很麻煩, 內部沒有人要做". 相信我, 這絕不是好的外包評估因素之一.

首先外包之前內部必須先自行評估每個案子的規模(Scale), 目標(Goal), 階段性(Phase)和可能遇到的瓶頸(bottleneck).
規模(Scale): 包括預計使用的人力(即使最後是外包還是要先評估), 預計完成時間, 相關的內部系統有哪些, 需配合的部門有哪些, 是不是牽涉內部的核心技術, 案子是否需要特定技術或解決方案等等.
目標(Goal): 專案最重要的目標是要達成什麼? 增加會員? 增加銷售? 改善產品資訊? 改善客戶滿意度? 節省維運人力? 節省管理時間? 明確的定義目標可以讓你在規劃網站的時候專注在該具備的功能上. 最常發生的情況是需求訪談的時候天馬行空, 這功能也要, 那功能也要, 最後失去焦點, 整個專案delay然後做出來又不好用, 或是沒人要用.
階段性(Phase): 整合規模和目標後, 檢視一下專案能不能分階段進行? 我知道分階段也許會增加Cost, 但更常見的是專案做太久, 做到後面大家都沒力不說, 隨著市場或需求改變, 當初的規劃也許已經不適用了. Phil認為一個好的專案最好不要超過半年, 超過的話就建議分階段進行, 比較有效率, 之後調整的空間也比較大.
可能的瓶頸(bottleneck): 常見的是專案都開工了, 才發現內部系統不能整合, 還得另外開發介面, 所以包括內外系統或是部門之間的配合問題, 要在評估當下就列出來.

如果連以上的評估項目都無法完成, 那建議找個顧問協助評估規劃, 完成之後再做是否外包的決定. 而這些評估其實也不花太多時間, 端看專案的大小, 有時候只是個小活動或是小功能, 那也沒那麼多好考慮的.

有些時候在考慮技術和成本考慮之下不得不外包, 也請確定內部有人能夠完全掌握相關的技術. 有的公司內部沒有專業的人員可以掌握專案就急著外包(有時候是主管想搶功勞, 搶資源), 等專案結束後才發現問題一大堆, 這下子要重新調整所花費的時間和成本, 搞不好比整個專案還貴的多呢!!!

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迴響
  1. Dharma 說道:

    請教有經驗的版主, 若是外包有如此多的議題存在, 那身為主管的您採用何種方式進行對外包廠商的品質控管?
    這個問題困擾我們許久, 我們單位是行銷, 常有許多機會面對外包廠商, 印刷, 網站外包製作, eDM設計, 常有的事, 但是對於交貨的品質無法有效控管實在傷透腦筋, 如何制定有效的外包流程把意外控管到最小程度?
    希望能獲得版主的建議, 感謝!

  2. philsenske 說道:

    Dear Dharma

    每個專案case by case遇到的問題都不同, 真是一言難盡啊~

    以外包的品質來說, 影響的變數有兩個, 一個是時間, 另一個是專業能力, 如果時間不夠, 再專業的人也做不好, 但如果不夠專業, 那永遠都做不好.

    所以外包的管理上應該分Internal和External來看

    Internal包括規劃, 預算, 時程, 採購等等. 前提是內部一定要有夠專業的PM來做規劃, 絕對不要叫廠商規劃, 一個有經驗的PM可以很快的掌握相關的技術, 需要的時間, 人力等等, 有好的規劃專案才能有好的開始. 如果你們常有外包的經驗, 應該也有幾個還滿意的廠商吧? 假設你們有3個還算滿意的廠商, 你們可以跟他們簽長期合約, 每次有專案就同時請這3個廠商報價和確定時程, 選擇最適合的製作, 每半年review一次做良性的淘汰, 這樣可以節省很多初期的需求訪談, 採購議價的時間, 算是蠻建康的做法. 另一點比較尷尬的是有些長官習慣在行銷專案還沒規劃細節的時候就喊"x月x號要上線", 搞的人仰馬翻還做不好, 所以跟老闆的溝通也是很重要的.

    External就是外包廠商的管理, 最重要的是記住"廠商不是你的朋友, 但也不是敵人", 還有 外包廠商並不一定就專業, 要求即時回報進度, 定期/不定期檢查專案品質都是必要的, 細節必一開始就談清楚, 包括可能修改的範圍和廠商的配合程度, 絕對不要對廠商說"先做一個來看看", 那廠商肯定亂做, 你的時間又浪費了. Phil的經驗是如果你讓外包商知道你夠專業, 他們就不會亂搞.

    這些環節也跟你公司的規模和制度有很大的關係, Phil也還在累積經驗值, 有任何問題, 歡迎隨時討論啊~

    Phil

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